Cumplimiento Normativo y Prevención Penal

El Comité de Cumplimiento Normativo es el Responsable del Sistema y de la gestión del Canal de Cumplimiento, siendo la Junta Directiva de FREMAP, el órgano legalmente responsable de la implantación del Sistema interno de Información FREMAP Integridad. El Comité está integrado por el Secretario General, el Subdirector General de RRHH, la Subdirectora General de Medios, el Director del Servicio de Auditoría Interna y la Directora de Cumplimiento Normativo. Sus miembros están sujetos a los principios de profesionalidad, honorabilidad, independencia, dedicación, objetividad, confidencialidad, imparcialidad y no represalia.

Para el caso de que algún miembro del Comité de Cumplimiento Normativo pueda verse afectado por el contenido de una comunicación, la persona informante, a fin de evitar el conflicto de interés, deberá realizar su comunicación a través de correo postal indicando “COMUNICACIÓN CON CONFLICTO DE INTERÉS DIRIGIDA A [MIEMBRO DEL COMITÉ EXCLUÍDO DEL CONFLICTO PARA QUE ATIENDA LA COMUNICACIÓN]."​

La dirección de correo postal será:

Att/ (MIEMBRO DEL COMITÉ EXCLUÍDO DEL CONFLICTO)

Sede Central de FREMAP

​Carretera de Pozuelo nº 61, 28222, Majadahonda (Madrid)

El Canal tiene como principal finalidad posibilitar que cualquier persona física o jurídica relacionada directa o indirectamente con la actividad de FREMAP pueda informar sobre la posible existencia de indicios, sospechas o hechos relativos a la comisión de ilícitos o irregularidades, ​con especial referencia a su Catálogo de Conductas Prohibidas.

Concretamente, el ámbito de aplicación de este Canal abarca cualquier infracción administrativa grave o muy grave, ilícitos penales y cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, en los términos establecidos en el art. 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección a las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Quedan expresamente excluídas del ámbito de aplicación del Canal:

• Las cuestiones relativas a la gestión de derechos en materia de protección de datos, las cuales deberán ser remitidas a la dirección derechos_arco@fremap.es así como las solicitudes de intervención de la delegada de protección de datos con carácter previo a la presentación de una reclamación en la AEPD frente al Responsable o Encargado del tratamiento, que deberán dirigirse a la dirección dpd@fremap.es.

• La formulación de consultas, quejas o reclamaciones relacionadas con los derechos e intereses legalmente reconocidos por la condición de beneficiario de prestaciones de la Seguridad Social, en relación con la gestión que de sus prestaciones realiza FREMAP o con el trato dispensado en la Mutua. Para la comunicación de las mismas, podrán dirigirse a la dirección atencionclientes@fremap.es.

Asimismo, queda expresamente excluido del ámbito de aplicación del Canal, cualesquiera informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente a la persona informante y a las personas a las que se refiera la comunicación.

Por último, la comunicación será inadmitida en los siguientes supuestos:

• El contenido de la comunicación no recae dentro del ámbito de aplicación del Canal. En caso de recaer dentro del ámbito de aplicación de otro canal interno o área de la Mutua, se suprimirán los datos del Canal previa anonimización de los mismos y previa derivación, en su caso, de la información comunicada al área pertinente, poniéndolo asimismo en conocimiento de la persona informante

• Los hechos comunicados carecen manifiestamente de fundamento o existen indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.

• Los hechos comunicados carecen de toda verosimilitud.

• Los hechos comunicados ya han sido objeto de investigación interna anterior que ya ha sido finalizada, o cuando los hechos estén siendo o hayan sido ya investigados por las autoridades.

• La información aportada es genérica y no se refiere a hechos concretos contrastables. En este caso y de forma previa a la inadmisión de la comunicación, el Comité de Cumplimiento Normativo solicitará la aportación de información adicional a la persona informante, otorgándole un plazo de presentación de siete (7) días naturales, tras los cuales se procederá a la inadmisión de la comunicación, en caso de no haber sido atendida la solicitud.

El Comité de Cumplimiento Normativo de FREMAP acusará recibo de la comunicación a la persona informante, siempre que sea posible, en un plazo máximo de 7 días naturales desde la fecha de recepción o posibilitará una reunión presencial para su interposición dentro de los 7 días naturales ​siguientes a la fecha de solicitud.

Al hacer la comunicación, la persona​ informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones. En caso de interponer una comunicación a través de correo postal, le recomendamos que indique una dirección de correo electrónico en el que poder recibir, de forma segura, las notificaciones. ​

Si la comunicación es admitida por el Comité, se incoará un expediente de investigación por parte de éste o del tercero interno o externo que se designe, según la materia objeto de comunicación. Las comunicaciones en materia de acoso que carezcan​​ de tintes delictivos serán tramitadas según los cauces previstos en​ el protocolo de actuaciones ante situaciones de acoso de FREMAP (actualmente, en proceso de aprobación por la Secretaría de Estado de Función Pública, al estar anudado al Plan de Igualdad de FREMAP​). Durante la fase de investigación, se pueden requerir informaciones adicionales a la persona informante, así como declaraciones escritas o mantener entrevistas personales con la persona informante, la persona afectada por la comunicación y/o terceras personas que puedan aportar información relevante para la resolución de la investigación. Todas las entrevistas (incluída, en su caso, la reunión presencial) serán documentadas en un acta a firmar por todas las partes intervinientes, previo consentimiento de la persona entrevistada, ofreciéndole la posibilidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma, la transcripción de la conversación.

El plazo máximo para resolver las investigaciones será de 3 meses (prorrogables a 3 meses más en casos de especial complejidad).

El resultado de la investigación será comunicado tanto a la persona informante como a la persona afectada, en términos genéricos, salvaguardando en todo caso, los derechos de confidencialidad que asistan a todas las personas involucradas en la investigación.

Para más información sobre los principios y garantías del procedimiento de gestión del Canal de Cumplimiento, puede consultar la Política del Sistema interno de Información FREMAP Integridad (también disponible en la cabecera de la plataforma del Portal del Canal).

Por último, para el caso de que el contenido de la información verse sobre una comunicación de conflicto de interés que no implique ilícito penal o infracción administrativa grave o muy grave, su tramitación conllevará los siguientes trámites internos:

• Análisis y verificación de la situación de conflicto.

• Gestión de la situación conflictuada por parte del Comité de Cumplimiento Normativo, a fin de poner fin o evitar el conflicto, mediante las instrucciones pertinentes a nivel operativo.

• ​Registro de la comunicación de conflicto de interés.

Confidencialidad y/o anonimato, en caso de optar por esta última opción la persona informante, derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento, acceso al expediente en los términos regulados en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, al honor y a la presunción de inocencia. Asimismo, se garantizará la indemnidad frente a represalias contra la persona informante de buena fé.

Para ampliar información sobre el contenido de estos derechos y garantías, puede consultar la Política del Sistema interno de Información FREMAP Integridad (también disponible en la cabecera del Portal del Canal).

El Canal de Cumplimiento, debería utilizarse por Vd. de manera preferente para canalizar la información que quiera comunicar, de forma que pueda llevarse a cabo una actuación diligente y eficaz en el seno de FREMAP que prevenga o elimine rápidamente la conducta irregular. No obstante, este Canal no impide la interposición de comunicación ante las autoridades nacionales o europeas pertinentes, o ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante o los organismos homólogos de las comunidades autónomas encargadas de gestionar los canales externos de información.

El procedimiento de gestión de las comunicaciones realizadas a través del Canal Externo serán tramitadas por la Autoridad Independiente de Protección del Informante (https://www.proteccioninformante.gob.es/) de conformidad con lo previsto en el Título III de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección a las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Las consultas se realizarán a través del formulario electrónico del Portal de Cumplimiento. El Comité de Cumplimiento Normativo responderá en un plazo máximo de 30 días naturales ampliables a 10 días naturales más, excepcionalmente. ​

FREMAP llevará a cabo un tratamiento confidencial de sus datos personales. Ello implica que si Vd. se ha identificado, se tomarán las medidas idóneas para garantizar la preservación de sus datos personales, los de terceros, así como de todas las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la investigación, empleando las medidas técnicas y organizativas que sean adecuadas para garantizar y preservar la identidad de las personas y la confidencialidad en sus datos. 

L​os datos que sean objeto de tratamiento, se conservarán en el Sistema interno de Información FREMAP Integridad únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados. Si se acreditase que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas realizadas solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a 10 años.

Los datos contenidos en las informaciones sobre las cuales no se inicien actuaciones de investigación, serán suprimidos del Sistema en el plazo máximo de 3 meses desde su recepción, o podrán ser conservados de forma anonimizada para dejar ​evidencia del funcionamiento del mismo, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantías de los Derechos Digitales.

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